Quando ricevi un’email che riporta la dicitura Mail Delivery System vuol dire che c’è qualcosa che non va, e che l’invio che hai appena effettuato non è andato a buon fine. Di base, il termine in questione non è sinonimo di problemi perché con Mail Delivery System intendiamo semplicemente il Sistema di Consegna Posta.
In termini generali, quindi, nel momento in cui riceviamo un’email di questo tipo – quindi firmato dall’infrastruttura che gestisce l’invio – vuol dire che devi prestare attenzione al contenuto. Perché probabilmente ti viene comunicato un errore di consegna. Ma vediamo meglio di cosa si tratta e come comportarsi.
Cos’è il Mail Delivery System, definizione
Stiamo parlando dell’insieme di software e hardware che gestiscono la trasmissione e la consegna delle email da un mittente a un destinatario su internet. In questo equilibrio abbiamo un Mail Transfer Agent che gestisce la trasmissione delle email tra i server, dei protocolli di trasmissione e per scaricare i messaggi.
C’è anche un Mail Delivery Agent che consegna le email alle caselle postali dei destinatari. Ecco, cosa accade se in questa catena di connessioni c’è qualcosa da affrontare? Quando mandi il tuo messaggio, che non va a buon fine, ricevi un avviso nella tua casella di posta elettronica da parte del sistema a capo di tutto ciò.
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Perché è importante questo meccanismo?
Il motivo è semplice: senza un avviso di Mail Delivery System potresti pensare che tutto è andato nel modo giusto e ignorare che, invece, ci sono dei problemi e che alcuni messaggi non sono arrivati a destinazione. Così puoi prendere i giusti provvedimenti e magari avvisare il destinatario in modo diversi.
Inoltre, bisogna considerare che quando arrivano questi messaggi vengono firmati Mailer Daemon, ovvero la segnalazione di errore. Se diventano tanti, vuol dire che la tua casella di posta è sotto attacco hacker.
Principali cause dei mancati recapiti
Quali sono i motivi che portano a ricevere un messaggio del genere? In molti casi la colpa non è tua e puoi solo prendere atto della comunicazione. Spesso, però, hai la possibilità di intervenire. Vuoi approfondire l’argomento? Per comprendere bene cos’è un Mail Delivery System update devi comprendere le cause.
Indirizzo email non trovato
Cosa accade quando mandi un’email a un contatto che non esiste? Ricevi un segnale dal Mail Delivery System che ti ricorda proprio questo: c’è un errore. Forse hai sbagliato a digitare l’indirizzo, controlla l’ortografia per avere sicurezza di tutto ciò. Continui a ricevere lo stesso messaggio? Forse l’email non esiste.
Il server ha bloccato l’email
Ecco un problema che potrebbe preoccupare chi invia email per obiettivi di marketing. In alcuni casi, gli invii del Mail Delivery System riguardano problemi relativi ai messaggi che hai inviato. Ad esempio, alcuni server potrebbero rifiutare il tuo lavoro perché hai inviato a troppe persone contemporaneamente o se il messaggio contiene un link sospetto. Insomma, se vieni identificato come spam puoi ritrovarti in questa situazione.
In questo caso, ad esempio, il messaggio di Mail Delivery Subsystem ci riferisce anche lo status code (qui hai l’intera risorsa, List of SMTP server return codes) per capire qual è l’errore registrato dal server: 550 Requested action not taken: mailbox unavailable. Quindi ci sono diverse cause, tipo mailbox non trovata.
Casella del destinatario piena
Se la inbox di chi riceve l’email ha esaurito lo spazio di archiviazione, non ci sarà spazio per il tuo messaggio. Ciò significa che il server rifiuta il messaggio e lo rimanda indietro. In questo caso, ricevi una notifica per ricordare la casella di posta del destinatario è piena e che il tuo messaggio non è stato consegnato.
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Come affrontare i problemi di Mail Delivery Status?
Partiamo da un presupposto: non sempre la comunicazione della consegna email rappresenta un punto che puoi risolvere. Però, ad esempio, Se ricevi un messaggio di errore per confermare che l’account email del destinatario è pieno, devi per forza trovare un altro modo per contattarlo (Facebook, Whatsapp…).
Altre azioni da mettere in pratica per evitare problemi legati al Mail Delivery Status? In primo luogo verifica l’indirizzo del mittente, assicurati che sia corretto e corrisponda alla sua identità. Per questo è importante creare una mailing list sempre curata, alimentata da una lead generation strutturata.
Poi devi fare attenzione a ciò che mandi. Come, ad esempio, link sospetti o allegati che potrebbero essere intercettati come sospetti. Anche i testi li dobbiamo sempre ripulire da parole che potrebbero essere intercettate. Alla base di tutto, ovviamente, c’è l’uso di un programma adeguato all’invio massimo di email. Come avviene, ad esempio, con Centrico, perfetto per migliorare la deliverability delle email.