Metodo Kanban, cos’è e come introdurlo in azienda

da 21 Gen 2023Organizzazione aziendale

Il metodo Kanban è una delle soluzioni più interessanti per organizzare le attività in azienda, in ufficio, nella catena di distribuzione. In realtà con questo termine spesso si intendono le attività legate all’intero universo organizzativo sia alla movimentazione che alla produzione dei beni ma anche i software per l’organizzazione.

Mai sentito parlare del metodo Kanban per migliorare la produttività in ufficio? Tutto si basa su una board, una schermata sulla quale si muovono dei task in determinate colonne che indicano gli status. Questa soluzione permette di velocizzare il lavoro, organizzare le attività, evitare colli di bottiglia. Vuoi approfondire?

Spiegazione, cos’è il metodo Kanban?

Il metodo Kanban è una tecnica di lean production che permette di gestire il lavoro con la logica pull. Quindi si tira ciò che serve all’interno del processo produttivo e non si spinge verso le attività in questione.

Definizione di Kanban.

L’obiettivo è quello di evitare la sovrapproduzione, ridurre i punti in cui le attività si rallentano e osservare in modo chiaro la movimentazione, la gestione delle informazioni, il flusso interno di attività lavorative. In sintesi, stiamo parlando di una logica organizzativa del lavoro basata sulla comunicazione visiva, semplice.

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Qual è l’obiettivo del metodo Kanban?

Il concetto base è quello dell’efficienza operativa: si lavora senza congestionare delle aree delle aziende o degli uffici. Nella versione standard di questo modello, ogni attività è seguita da un cartellino – Kanban in giapponese significa segnale visuale – che indica cosa produrre, acquistare o muovere nel sistema produttivo.

Quindi, l’obiettivo di questo modello è semplice: in base a quello che viene chiesto produciamo. Senza sprecare energie intorno ad attività che non servono. Questa è la contrapposizione tra logica Pull e Push della lean organization. E tutto ciò può essere facilmente importato da qualsiasi tipo di attività produttiva.

Migliora il tuo lavoro: la Kanban board

Uno degli strumenti più interessanti nati da questa logica organizzativa è la Kanban Board, un meccanismo visuale per gestire la semplificazione del sistema informativo legato alla lavorazione dei task. Ovvero delle attività in cui è impegnato un team. Come funziona? Per avere un’idea di base dai uno sguardo all’immagine.

Il metodo Kanban, come anticipato, si basa sulla comunicazione visuale di informazioni che accompagnano il processo produttivo. La sua formula esportabile – applicabile a qualsiasi realtà, piccola o grande che sia – prevede un quadro o un tabellone che può essere fisico o digitale. Nel primo caso abbiamo dei bigliettini che rappresentano le varie attività che si muovono in uno spazio che va dalla bozza alla conclusione.

Tutto questo serve a visualizzare, migliorare e far procedere in modo ottimale il flusso di lavoro dei vari task. Ovvero delle attività in cui sono impegnate le varie persone all’interno dell’azienda o dell’ufficio. Ma quali sono i vari componenti di una Kanban Board? E come funziona esattamente la struttura?

Metodo Kanban, cos'è e come introdurlo in azienda
Esempio di Kanban Board – Fonte immagine

Tutto nasce da una lavagna, uno spazio bidimensionale diviso in colonne. Le versioni più semplici hanno un numero di sezioni limitato: da fare, in lavorazione e completato ma ci possono essere dei flussi di lavoro più articolati con un numero maggiore di colonne. Che magari includono anche fasi di revisione, test e altro ancora.

All’interno di questo spazio si muovono le Kanban Card, ovvero i task. Nel momento in cui avvii un lavoro quell’elemento passa dalla fase di attesa alla lavorazione. E ogni volta che viene completato un passaggio c’è un movimento orizzontale fino a far arrivare tutti i task verso l’obiettivo finale: la chiusura.

I vantaggi di questo sistema organizzativo

Perché molte aziende vogliono portare il percorso Kanban all’interno delle proprie mura? Semplice, grazie a questo metodo di organizzazione visiva delle attività operative hai un quadro chiaro del lavoro svolto.

Soprattutto – in piena logica lean – puoi individuare dove si bloccano i task e affrontare dei percorsi per risolvere i colli di bottiglia e i freni che impediscono al processo operativo di portare a termine il compito.

Puoi operare in modo logico, superando i problemi di sovrapproduzione con ciò che comporta: stress per i reparti, impiego di risorse per attività inutili, perdita di valore nei confronti di ciò che è stato fatto ma non era necessario. Così hai maggior prevedibilità della produzione, minori sprechi, una collaborazione implementata.

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Software per integrare il Kanban Board

Molte aziende comprendono il valore di un meccanismo del genere per la gestione dei task interni ma hanno una domanda giusta da proporci: come possiamo introdurre tutto ciò nel nostro lavoro quotidiano? Ci vorrebbe una soluzione già pronta e capace di integrarsi senza blocchi, frizioni e strappi nel processo operativo.

La risposta è chiara: ci vuole un CRM – un software per customer relationship management – in grado di affrontare una pipeline di vendita con i vari passaggi per portare il lead verso una conversione definitiva.

Come integrare il Kanban Board: il CRM

Avere tutto questo in un unico tool digitale è effettivamente la soluzione giusta. Ecco perché sul software Centrico hai esattamente questo: uno strumento che ti consente di gestire le varie fasi di un percorso di vendita dei clienti. In questo modo diventa più facile gestire i flussi di lavoro. Vuoi maggiori informazioni?

Riccardo Esposito

Riccardo Esposito

Copywriter e blogger, autore di My Social Web. Lavoro con la scrittura online e mi occupo di temi legati al web marketing.