Capire come creare una scheda per l’agenda clienti è importante perché in questo modo puoi ottenere un vantaggio competitivo in termini organizzativi. La verità è questa: meglio imposti il lavoro interno, maggiori saranno i benefici per gestire il flusso di attività. Se, ad esempio, crei una buona agenda clienti sarà più facile evitare ritardi, saltare impegni e sovrapporre attività che in realtà dovrebbero essere separate.
Per fare questo hai bisogno di un approccio strutturato al lavoro di back office. Ma anche di qualche semplice consiglio per creare una scheda clienti adeguata alle tue esigenze. Ecco le caratteristiche fondamentali che dovrebbe avere questo documento informativo, presente all’interno di ogni azienda che si rispetti.
Aggiungi tutti i dettagli possibili
Uno degli aspetti fondamentali per realizzare la scheda del cliente: la capacità di essere strutturato, definitivo. Cerca di inserire quante più informazioni possibili sul documento interno sul quale stai operando.
Chiaramente non devi essere maniacale e, soprattutto, hai bisogno di informazioni realmente utili. Ma una volta decisi i campi necessari per la scheda clienti li devi completare: intervista i tuoi contatti e fatti lasciare tutti i dati necessari. Questi servono ad avere tutto sotto controllo nel momento in cui ti serve un dato specifico.
Ad esempio, potrebbe essere utile inserire anche aspetti strategici del cliente e utilizzare degli aggettivi per descrivere le sue caratteristiche o le ambizioni che ha nei confronti del tuo prodotto o del servizio. Quali sono le informazioni standard che dobbiamo trovare in tutte le schede dei clienti? Ecco una sintesi:
- Dati anagrafici e societari.
- Settore operativo.
- Ubicazione.
- Media dei preventivi.
- Giro di affari.
- Tipo di cliente (privato o azienda).
- Data di acquisizione.
- Prodotti o servizi acquistati.
- Comunicazioni effettuate.
Sempre importante aggiungere a una scheda anche eventuali reclami effettuati dal cliente, il tipo di tone of voice da utilizzare nelle comunicazioni ed eventuali esigenze relative alle interazioni avvenute in passato.
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Aggiorna sempre le informazioni
Partiamo dal presupposto che è impossibile creare la scheda clienti perfetta per tutti, in qualsiasi occasione. Possiamo però individuare una buona abitudine che funziona sempre, in ogni settore e con ogni realtà?
Certo, stiamo parlando dell’aggiornamento. Vuoi realizzare la migliore scheda per i tuoi clienti? Devi sempre ragionare in termini di update. Se cambia un dettaglio lo devi modificare nel minor tempo possibile.
Non rimandare, non glissare su questo punto: ogni giorno che passa con informazioni obsolete, una scheda diventa fonte di possibili errori. Monitora l’attività dei tuoi clienti, raccogli informazioni e modifica tutto ciò che serve. In questo modo puoi organizzare le tue comunicazioni con maggior precisione ed efficienza.
Crea delle etichette interne
Uno delle soluzioni per aumentare la versatilità dell’organizzazione: etichettare e segmentare. Come creare una scheda per l’agenda clienti? Fa’ in modo di aggiungere dei tag a questi documenti interni, così puoi ottenere dei cluster di clienti con determinate caratteristiche. E lavorare su gruppi di contatti specifici.
Ad esempio, puoi catalogare le schede clienti con il tag Primo acquisto per intendere che sono delle new entry. Di conseguenza potresti creare una comunicazione specifica per questo tipo di target, magari rivolta a un’attività di cross e upselling. Invece, per chi lavora da più tempo con te può ottenere la label Fidelity che sarà legata ad altre attività di marketing. Insomma, come sempre la segmentazione è una risorsa vincente.
Aggiungi note di marketing
Quando realizzi la tua scheda cliente assicurarti di avere anche uno spazio dedicato alle annotazioni. Spesso questo dettaglio passa in secondo piano perché ci concentriamo soprattutto su altri aspetti, tipo indirizzo email e partita IVA. In realtà la possibilità di inserire note personalizzate può aiutarti non poco in questa impresa.
Puoi aggiungere a una scheda cliente le abitudini del contatto, se ha già effettuato degli acquisti e se ha lasciato delle critiche o delle esigenze particolari. Ad esempio preferisce essere contattato via telefono e non con un’email. Avere la possibilità di personalizzare questi campi può aiutare chi si occupa della vendita di realizzare il miglior flusso comunicativo possibile con il cliente. Questo significa aumentare le conversione.
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Scegli uno strumento specifico
Per gestire l’agenda clienti al meglio hai bisogno di schede ben strutturate, efficaci. Ma questo si può realizzare solo in un modo: grazie alla presenza di un tool adeguato alle tue esigenze. Non puoi attivare dei documenti di sintesi per avere sotto controllo i clienti senza una base solida. E un software che sappia adeguarsi.
Oggi questo programma per creare schede clienti efficaci ha un nome: Centrico. Organizza una prova gratuita per testare le qualità di questo CRM con programma newsletter, invio SMS e agenda clienti: puoi riunire in un unico tool tutto quello che ti serve per gestire i tuoi contatti più importanti. E monetizzare il lavoro con i clienti.
